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予実管理で成果を出す5つのポイント

f:id:consulting-kfs:20160229160927j:plainこんにちは! 加藤です。 
 
前回の記事「中期経営計画って必要なの? 策定の5つのメリットでは、中小企業でビジョンを数値に落としこむことのメリットをお伝えしましたが、今回は作成した計画を100%活用するための「予実管理」のポイントをお伝えします。
 

予実管理の重要性

この予実管理、通常は3〜5カ年の中期経営計画ではなく1年間の計画である単年度計画とともに実施します。現在と、比較的近い未来を変えて行くための具体的な行動をつくるための管理です。
 
そもそも予実管理とは何でしょうか。予実の「予」は予算、「実」は実績です。予算とは計画における企業のビジョンを実現するために望ましい数字であるのに対し、実績は実際に活動した結果としての数字です。
 
 予実管理の目的は、望ましい数字と結果としての数字を見比べて、何がいいのか悪いのかを見定めて、正しい行動に繋げることです。
 
計画と予実管理は、よく航空機や車の「計器」に例えられます。私は、カーナビに例えています(ペーパードライバーですが…)。
 
 企業のビジョン(例えば、地域売上No.1の飲食店になる)が5年後の目的地であるとして、会社という車に乗り、その目的地に進みますが、概ね以下の様な流れになると思います。
 
  1. 初めにゴールを設定し、時間と距離、消費するガソリンの量などを確認し、どの道を進むか決める(ビジョン、計画と戦略の策定)
  2. 出発し、カーナビの案内に沿って運転する(事業活動の遂行)
  3. 運転中適宜カーナビを確認し、予定された順路を適切なスピードで進んでいるか確認(予実管理)
  4. コースからずれたり、遅れたりしていれば、その原因をつきとめ(予実差異分析)、新しい道を検索するか(戦略の変更)、ガソリンを補給するか(人材採用、資金調達)、タイヤを交換するかなど(設備投資)、しっかりゴールにたどり着くために今までとは異なる行動を考える(行動計画)
  5. ゴールに向かって3・4を繰り返し、着実に前進する(事業活動の遂行)
 
逆に、カーナビや各種メーターがない状態を考えてみてください。
目的地は定まっておらず、今どこにいるのかもわからず、あとどれくらいの時間で、どれくらいの距離を走ればいいのか、スピード(事業の進み具合)もどれくらいでているのかわからない、ガソリン(資金)もいつ切れるかわからない、などといった状況です。
 
運転手(経営者)は何を考えているのでしょうか。何をしでかすかもわかりません。車に乗っている人(社員)は安心していられるでしょうか。車に乗っている人は何をしていいのかもわかりません。
 
これではただの目的なくただ走りを楽しむだけのドライブで、運転手の自己満足(経営者の私利私欲のための経営)になってしまいます。 
このままでは、いつか事故やエンストを起こします。運転手だけでなく、乗組員も傷ついたり、その家族も悲しんだりしてしまうかもしれません。
 
極端な例かもしれませんが、計画と予実管理がいかに重要かがおわかりいただければ幸いです。
 
ここで、今回の記事のタイトルでもある、予実管理をする上で重要なポイントを5つに絞りお伝えいたします。
 

効果的な予実管理5つのポイント

 

1. タイムリーな集計を心がける

  予実管理で最も重要なのは、定期的に実績を集計し、なるべく早く予算と実績の差を分析することです。事業活動は止めることができず、常にまわっています。時間が経てば経つほど、環境も変わり、情報が陳腐化します。実績は過去の数字ではありますが、情報が新鮮であれば、打ち手の効果が未来の数字に反映される可能性が高まります。具体的には、1ヶ月が終了したら、長くても1週間以内に売上や会計・資金繰り実績を集計し、2週目の初めには会議と新たな行動の意思決定をすることが望ましいでしょう。

 
 
2. 細かな数値は追いすぎない
  次に大事なポイントは、科目や分析指標等の細部にこだわりすぎないことです。一つ一つの科目をあぶり出して、1円単位まで差異を確認したり、少しでも差異をみつけたら、それを潰さないと気が済まない、という気持ちはわからなくもありませんが、リソースは限られています。木を見て森を見ず、にならないよう、要約した科目や指標のうち、業績改善へのインパクトが強いと考えられるものに焦点を当てて、集中して改善行動に取り組むことが重要です。
 
3.深掘りする
  全体を俯瞰して、一度優先度が高い取り組むべきテーマが決まったら、今度は何がボトルネック(差異を生む要因)なのかを深掘りします。
例えば、飲食店の売上向上をテーマとした場合、売上予算未達成(結果)→来店客数、顧客単価、回転率、リピート率等の要因を特定(分析)→回転率が悪いという仮説がたった場合、なぜ回転率が悪いのかを議論(分析深掘り)→その結果、新メニューの調理時間の長さに問題があるのではないかという仮説を立てる(仮説構築)→調理・提供プロセスの改善計画を立てる(行動計画)、というような具合です。課題を見つけるときは鳥の目で、課題を生む要因をみつけるときは虫の目で、というイメージで深掘りします。
 
4. 行動する
  単純ですが、できそうで最もきていないことが、この「決めたことを行動に移す」ということです。
せっかく経営計画や予実管理の重要性を理解していただいても、行動につながらなければ、計画を立てていないに等しいくらい、無意味です。行動につながれば結果が出て、また次にどうすべきか、新たな情報を持って考えることができます。なかなか行動に移せないという場合は、行動の予実管理も必要かもしれません。
 
5.計画を見直すことも視野に
  計画や予算は経営者ご自身が納得して作られたもの(のはず)です。それに向けて動けていない、著しく差異がある場合は、本当にそのゴールを望んでいないか、社員が腹落ちしきれていない一方的なものなのか、あるいは無理のあるものなのかもしれません。計画に無理があると感じられた場合は、無理に予算に合わせて戦略を導こうとはせずに、計画そのものの見直しをはかることが肝要です。次に作成する際は、前回よりも精度の高い、チャレンジすれば達成可能な適切な水準での計画ができるでしょう。
 
以上、予実管理で成果を出すためのポイント5つ、お伝えしました。
 
 次に何をしたらいいのか、具体的になるということは予実管理の最大のメリットでありますが、具体的なアクションと期間を定めたら、是非実行に移していただきたいと思います。また定めた目標は、経営者はもちろん、実行するヒトが納得できる目標であることが望ましいとされています。 納得目標と強制目標では、生産性に3倍近くの差がうまれるという話もあります。是非現場の社員の方々にも、現在の立ち位置や今後の方策を共有することを意識してみてください。
 
いかがでしたでしょうか。KFSでは、中期経営計画と単年度計画を具体的な数値までの立案をサポートした後、具体的な行動プランと、今回書いたような予実管理を経営者様とともに行ってまいります。
 
成長している会社はほぼ100%行っていることですので、もしまだ体制が整備されていらっしゃらない企業様がおりましたら、お気軽にご相談いただければ幸いです。
 
ちょっと最近カタメな記事なので、次回は「中小企業の独特・オモシロ~な取り組み」を集めてご紹介したいと思います! 最後までお読みいただきありがとうございました。